På kontoret skal tingene gerne se professionelle ud. Fine kanter og orden er med til at sørge for at det hele køre smurt imens at vi arbejder. Rod og uorden er hindringer i denne proces. Værre endnu kan det lede til stressede situationer, hvor vi febrilsk leder efter nogle bestemte ting.
Det kan være at vi har et opkald i gang og bliver bedt om at nedskrive i telefonnummer. Vi griber om en kuglepen og flår en memoseddel frem. Kuglepennen virker ikke, og på grund af uorden kan du ikke finde en ny. Det hele forsinker samtalen, og du har mere du skal nå.
Opdeling af redskaber
En af de vigtigste måder, hvorpå du kan skabe orden i dine kontorartikler, vil være gennem at købe forskellige objekter. I forhold til skriveredskaber som blyanter, kuglepenne m.m. vil et krus kunne gøre underværker. Skal det se mere professionelt ud, så kan du også investere i nogle små, runde kurve af metal.
Disse metalkurve kommer til tider i sæt af andre former for kontorartikler. Har du et job med mange papirer, eller har du tendensen til at printe meget ud, så er arkiveringssystemer gode. Metalkurven kan nogle gange komme med et lille skuffesæt med tre skuffer i A4-arks størrelser. Disse skuffer vil du ofte bruge til kortere papire, som måske er i en process til at komme videre i nogle ringbind, du har stående et andet sted på kontoret.
Oftest vil man kunne finde folk, der bruger den øverste af skufferne til opbevaring af blankt papir samt de førnævnte memosedler. Plastiklommer samt andre former for den slags kontorartikler kan lægges forskellige steder afhængig af dit behov. Nogle vil bruge en af de tilbageværende to skuffer, mens andre kan have det liggende i skabet ved siden af ringbindene. Du kan endda finde folk som vælger har nogle lidt flere steder afhængig af intentionen med dem.
Hold lageret fyldt op
Når du har formået at dele dine kontorartikler ordentligt op så du ved hvor hvad er, så er det vigtigt at du holder tingene fyldte. Mange af os mennesker er rutinerede, så du vil med højest sandsynlighed falde ind i en rytme, hvor tingene kører fordi tingene er fyldt op. Det hjælper dig igennem dit arbejde, så hvis det sker, at du løber tør midt i det hele, så kan det bryde med din rutine.
Yderligere kan der være en risiko for at medarbejdere og kolleger kan komme til at kludre i systemet, hvis der er en tom plads. Har du et særligt sted hvor du normalt lægger blanke papirer, der nu er tomt, så kan denne plads misforstås. Skal nogle give dig en opgave, kan det være fristende at lægge den lige netop her, og du kan ved en fejl senere lægge lidt blankt papir ovenpå. Jobbet er blevet givet til dig, men blev aldrig lavet fordi du ikke vidste det.
Det er sådan nogle situationer, hvor man virkelig ser vigtigheden i at holde fast i et system for ens kontoratikler.